Google docs, trabajando en la nube
Introducción
Todo sobre
Internet: tome el control, domine la red.
Google docs, trabajando en la nube
Google docs, trabajando en la nube
3. Pantalla de bienvenida
Para
comenzar a trabajar con Google docs es necesario tener una cuenta registrada en
Google, por ejemplo una cuenta de correo Gmail. Abrirse una cuenta es gratuito
y muy fácil: abrimos nuestro navegador y accedemos a Google Docs desde el menú
de la página principal de Google, y en la pantalla de bienvenida podemos crear
una cuenta nueva haciendo clic en el link correspondiente. Si posees ya una
cuenta de Google tan sólo debes introducir tu correo electrónico y tu
contraseña en los campos creados a tal efecto y entrarás en la aplicación.
La pantalla de acceso a Google docs da una pincelada de lo que podemos hacer con la aplicación. En cualquier caso puedes disfrutar de una visita guiada por la aplicación haciendo clic en realizar una visita guiada por Google docs para tomar un primer contacto con el programa y ver todas las opciones.
Debes comprobar la versión de navegador que tengas porque muchas funciones de Google docs no funcionan con versiones antiguas. Es el caso de Internet Explorer 6.
La pantalla de acceso a Google docs da una pincelada de lo que podemos hacer con la aplicación. En cualquier caso puedes disfrutar de una visita guiada por la aplicación haciendo clic en realizar una visita guiada por Google docs para tomar un primer contacto con el programa y ver todas las opciones.
Debes comprobar la versión de navegador que tengas porque muchas funciones de Google docs no funcionan con versiones antiguas. Es el caso de Internet Explorer 6.
Una vez
dentro de Google Docs, tras escribir nuestro email y contraseña, comprobamos
que esté en español. Si no es así podemos modificarlo haciendo clic en
Configuración y de nuevo clic en Configuración de Docs. En la nueva ventana
deberás hacer clic en español en el desplegable del área de idioma. Haces clic
en Guardar y listo.
Hagamos un breve recorrido por el programa:
En la parte superior está la barra de búsqueda para realizar una búsqueda rápida de nuestros documentos dentro de la aplicación
La zona central es el área que mayor espacio ocupa de la página. En ella se muestran todos los documentos que vas creando, con su nombre y su fecha. Tienes una serie de opciones que te permiten realizar acciones sobre los documentos que tienes, como compartir, cambiar el nombre o suprimir un documento
En el menú de la izquierda tenemos las opciones más importantes: crear nuevo y subir. Será el primer paso que hagas para empezar a trabajar con Google docs.
También encontrarás varias opciones de gestión de tus documentos, pudiendo visualizar los elementos por etiquetas: destacados, abiertos por mí, ocultos o los que se han eliminado y están en la papelera.
Hagamos un breve recorrido por el programa:
En la parte superior está la barra de búsqueda para realizar una búsqueda rápida de nuestros documentos dentro de la aplicación
La zona central es el área que mayor espacio ocupa de la página. En ella se muestran todos los documentos que vas creando, con su nombre y su fecha. Tienes una serie de opciones que te permiten realizar acciones sobre los documentos que tienes, como compartir, cambiar el nombre o suprimir un documento
En el menú de la izquierda tenemos las opciones más importantes: crear nuevo y subir. Será el primer paso que hagas para empezar a trabajar con Google docs.
También encontrarás varias opciones de gestión de tus documentos, pudiendo visualizar los elementos por etiquetas: destacados, abiertos por mí, ocultos o los que se han eliminado y están en la papelera.
En Google
docs, los botones Crear nuevo y Subir serán los primeros que debas utilizar
puesto que son los que te permiten generar nuevos archivos o importar desde una
localización de tu ordenador un archivo que ya tengas creado.
Haciendo clic en Crear nuevo se despliegan las opciones para crear los distintos tipos de documentos que Google docs te ofrece. Puedes crear documentos de texto, presentaciones y hojas de cálculo, así como formularios, dibujos, y carpetas para organizar mejor tus archivos.
Si por ejemplo hacemos clic en Crear nuevo y seleccionamos documento, se abrirá la página de edición de documentos de Google docs, con todas las herramientas disponibles para comenzar a trabajar con el programa.
También puedes crear documentos a partir de plantillas de todo tipo. Desde el mismo menú desplegable haz clic en la opción Desde plantilla y podrás ver las diferentes muestras que puedes usar.
Haciendo clic en Crear nuevo se despliegan las opciones para crear los distintos tipos de documentos que Google docs te ofrece. Puedes crear documentos de texto, presentaciones y hojas de cálculo, así como formularios, dibujos, y carpetas para organizar mejor tus archivos.
Si por ejemplo hacemos clic en Crear nuevo y seleccionamos documento, se abrirá la página de edición de documentos de Google docs, con todas las herramientas disponibles para comenzar a trabajar con el programa.
También puedes crear documentos a partir de plantillas de todo tipo. Desde el mismo menú desplegable haz clic en la opción Desde plantilla y podrás ver las diferentes muestras que puedes usar.
6. Subir docs
Para
importar a Google docs documentos creados con otras aplicaciones y almacenados
en nuestro ordenador haremos clic en Subir. Se pueden subir archivos PDF,
imágenes e incluso videos. Ten en cuenta que sólo podremos editarlos en la
medida de lo posible, ya que existen ciertas limitaciones dependiendo del tamaño
y el formato del archivo.
Esta es la página que se te abrirá al hacer clic en subir. Para subir un archivo haremos clic en seleccionar archivos para subir. Se abrirá una ventana para buscar el archivo que quieras obtener. Hacemos clic en Abrir y nuestro archivo quedará listo para subir.
Existen unas opciones de conversión para convertir tus archivos al formato de Google docs. Puedes saber más acerca de los tipos de archivos que soporta haciendo clic en Tipos de archivo y limitaciones de tamaño.
Para completar el proceso tan sólo tienes que marcar la opción de conversión que desees y hacer clic en el botón iniciar la subida. Google docs te indicará que la subida está completada y ya sólo queda volver a la página principal para ver el resultado. Haz clic en volver a Google docs.
Esta es la página que se te abrirá al hacer clic en subir. Para subir un archivo haremos clic en seleccionar archivos para subir. Se abrirá una ventana para buscar el archivo que quieras obtener. Hacemos clic en Abrir y nuestro archivo quedará listo para subir.
Existen unas opciones de conversión para convertir tus archivos al formato de Google docs. Puedes saber más acerca de los tipos de archivos que soporta haciendo clic en Tipos de archivo y limitaciones de tamaño.
Para completar el proceso tan sólo tienes que marcar la opción de conversión que desees y hacer clic en el botón iniciar la subida. Google docs te indicará que la subida está completada y ya sólo queda volver a la página principal para ver el resultado. Haz clic en volver a Google docs.
Nuestra
cuenta de Google docs nos permite gestionar los documentos que tenemos subidos.
En el menú lateral, a la izquierda, podemos cambiar la vista de nuestros
archivos de varias formas haciendo clic en ellas. Puedes ver todos, ver
aquellos que son compartidos, o verlos por tipos, ya sean documentos,
presentaciones, dibujos, etc.
Para modificar aspectos de un archivo es necesario marcarlo seleccionando su casilla de la izquierda. A partir de ahí podemos cambiarlo de nombre, compartirlo o suprimirlo. Hay más acciones que podrás ver haciendo clic en más acciones; por ejemplo puedes destacar un archivo porque es importante, ocultarlo, publicarlo para que todos puedan verlo en Internet o exportarlo en otros formatos disponibles. De todas ellas quizá la opción más interesante sea la de compartir archivos para que otros colaboradores puedan ayudarte en la edición de los mismos.
Por último, para editar un archivo sólo tienes que hacer clic sobre su nombre y se abrirá la ventana de edición del mismo.
Explora todas estas opciones. Es sencillo y Google docs te ofrece siempre apoyo explicativo a la hora de realizar cualquier acción.
Para modificar aspectos de un archivo es necesario marcarlo seleccionando su casilla de la izquierda. A partir de ahí podemos cambiarlo de nombre, compartirlo o suprimirlo. Hay más acciones que podrás ver haciendo clic en más acciones; por ejemplo puedes destacar un archivo porque es importante, ocultarlo, publicarlo para que todos puedan verlo en Internet o exportarlo en otros formatos disponibles. De todas ellas quizá la opción más interesante sea la de compartir archivos para que otros colaboradores puedan ayudarte en la edición de los mismos.
Por último, para editar un archivo sólo tienes que hacer clic sobre su nombre y se abrirá la ventana de edición del mismo.
Explora todas estas opciones. Es sencillo y Google docs te ofrece siempre apoyo explicativo a la hora de realizar cualquier acción.
2. Crear documentos
Recuerda
que siempre que quieras acceder a Google docs, desde su página, sólo necesitas
introducir correo electrónico y contraseña de Google, la misma de Gmail, por
ejemplo. Una vez dentro de la aplicación hacemos clic en Crear nuevo y
seleccionamos del menú desplegable la opción documento. Se crea un nuevo
documento que se visualiza en una nueva ventana.
Antes de nada te recomiendo que des nombre a tu documento para evitar confusiones posteriores. Haces clic en sin titulo, justo a la derecha del logotipo de Google docs, y en la nueva ventana tecleas el nombre. Haces clic en ok y listo.
Tenemos en la parte superior los menús típicos de cualquier programa de edición: Archivo, Editar, Ver, Insertar, etc. Y debajo de esta barra están las herramientas de texto propiamente dichas: fuentes, estilos, tamaños, alineación, entre otras.
Sabiendo esto ya puedes comenzar a escribir el texto que quieras en el área de escritura del documento, la zona blanca que ocupa casi toda la página. Podrás editar y modificar a tu antojo todas las características del mismo.
Antes de nada te recomiendo que des nombre a tu documento para evitar confusiones posteriores. Haces clic en sin titulo, justo a la derecha del logotipo de Google docs, y en la nueva ventana tecleas el nombre. Haces clic en ok y listo.
Tenemos en la parte superior los menús típicos de cualquier programa de edición: Archivo, Editar, Ver, Insertar, etc. Y debajo de esta barra están las herramientas de texto propiamente dichas: fuentes, estilos, tamaños, alineación, entre otras.
Sabiendo esto ya puedes comenzar a escribir el texto que quieras en el área de escritura del documento, la zona blanca que ocupa casi toda la página. Podrás editar y modificar a tu antojo todas las características del mismo.
Hay otras
muchas opciones que pueden ser muy útiles al trabajar con documentos.
Desde la barra de herramientas puedes guardar, imprimir, hacer o deshacer de forma directa, aunque estas opciones también las tienes en los menús superiores de Archivo o Editar. Una opción curiosa y muy útil es el portapapeles web, donde se almacenan aquellos elementos, ya sea texto o dibujos, que copiamos para pegar después en otro documento.
Si seleccionas un párrafo o un dibujo y haces clic en este icono te dará opción a copiar selección en el portapapeles web. Esta selección queda grabada y la podrás insertar en cualquier otro documento volviendo al mismo icono.
También puedes insertar imágenes, tablas, dibujos, comentarios, etc. desde la barra de menús. Y por último puedes además compartir el documento con colaboradores o lectores.
Google docs va guardando periódicamente tu documento, pero tú puedes guardarlo manualmente haciendo clic en guardar ahora. Una vez hayamos acabado salimos del documento cerrando simplemente la ventana.
Desde la barra de herramientas puedes guardar, imprimir, hacer o deshacer de forma directa, aunque estas opciones también las tienes en los menús superiores de Archivo o Editar. Una opción curiosa y muy útil es el portapapeles web, donde se almacenan aquellos elementos, ya sea texto o dibujos, que copiamos para pegar después en otro documento.
Si seleccionas un párrafo o un dibujo y haces clic en este icono te dará opción a copiar selección en el portapapeles web. Esta selección queda grabada y la podrás insertar en cualquier otro documento volviendo al mismo icono.
También puedes insertar imágenes, tablas, dibujos, comentarios, etc. desde la barra de menús. Y por último puedes además compartir el documento con colaboradores o lectores.
Google docs va guardando periódicamente tu documento, pero tú puedes guardarlo manualmente haciendo clic en guardar ahora. Una vez hayamos acabado salimos del documento cerrando simplemente la ventana.
Presentaciones
Desde la
página principal de Google docs hacemos clic en Crear nuevo y seleccionamos
Presentación. Nos aparecerá una nueva ventana para realizar nuestra
presentación. Primero debemos dar nombre al archivo haciendo clic en la zona
sin titulo y dándole el nombre que queramos.
Contamos con una barra de menús común con Archivo, Editar, Ver, Insertar, entre otras, y con una barra de herramientas específica de esta aplicación. Las presentaciones se hacen por medio de diapositivas en las que insertamos todo tipo de elementos: texto, imágenes, gráficos e incluso videos.
La zona de diapositivas está dividida en dos columnas para tener una mejor visión de todo el proyecto. A la izquierda vemos todas las que lo componen, desde donde seleccionamos la que queremos editar en la parte derecha.
Contamos con una barra de menús común con Archivo, Editar, Ver, Insertar, entre otras, y con una barra de herramientas específica de esta aplicación. Las presentaciones se hacen por medio de diapositivas en las que insertamos todo tipo de elementos: texto, imágenes, gráficos e incluso videos.
La zona de diapositivas está dividida en dos columnas para tener una mejor visión de todo el proyecto. A la izquierda vemos todas las que lo componen, desde donde seleccionamos la que queremos editar en la parte derecha.
Quizá lo
más relevante de esta aplicación para presentaciones sean las herramientas
específicas para crear y editar diapositivas. El resto de herramientas se
destinan a la edición de texto como sucede en los documentos.
Podemos destacar que aquí se pueden insertar videos y formas predeterminadas, aparte de imágenes, tablas y demás elementos comunes. Para insertar una diapositiva vamos al menú diapositiva y elegimos la opción diapositiva nueva. Ahí podemos elegir la plantilla que queramos. Existen además formatos de diseño para alegrar nuestra presentación. Si haces clic en formatos, configuración de la presentación y luego en cambiar tema, verás la cantidad de diseños que puedes elegir.
Y una vez hayas terminado la presentación sólo tienes que ver cómo ha quedado. Para ello hacemos clic en iniciar presentación y se ejecutará a pantalla completa.
Para salir de la edición del archivo cierra la ventana.
Podemos destacar que aquí se pueden insertar videos y formas predeterminadas, aparte de imágenes, tablas y demás elementos comunes. Para insertar una diapositiva vamos al menú diapositiva y elegimos la opción diapositiva nueva. Ahí podemos elegir la plantilla que queramos. Existen además formatos de diseño para alegrar nuestra presentación. Si haces clic en formatos, configuración de la presentación y luego en cambiar tema, verás la cantidad de diseños que puedes elegir.
Y una vez hayas terminado la presentación sólo tienes que ver cómo ha quedado. Para ello hacemos clic en iniciar presentación y se ejecutará a pantalla completa.
Para salir de la edición del archivo cierra la ventana.
Hojas
de cálculo
Para crear
una nueva hoja de cálculo procedemos de la misma manera que con los documentos
y las presentaciones: haciendo clic en crear nuevo y seleccionando hoja de
cálculo. Le damos nombre al archivo haciendo clic en sin titulo y a trabajar
con ellas.
En la pantalla de edición de la hoja vemos la barra de menús habitual y una barra de herramientas para trabajar con las funciones propias de las hojas de cálculo. Las opciones de edición de texto aquí no son relevantes, por ello no existen herramientas de edición tan completas como en un documento de texto.
Trabajaremos con un formato de contenido dividido en celdas distribuidas en filas y columnas señalizadas por números y letras para su mejor localización.
En el área de contenido podemos trabajar con varias hojas de cálculo dentro del mismo archivo. Si te fijas bien en la parte inferior derecha hay un botón con el signo de más, haciendo clic en él irás agregando hojas a tu documento.
En la pantalla de edición de la hoja vemos la barra de menús habitual y una barra de herramientas para trabajar con las funciones propias de las hojas de cálculo. Las opciones de edición de texto aquí no son relevantes, por ello no existen herramientas de edición tan completas como en un documento de texto.
Trabajaremos con un formato de contenido dividido en celdas distribuidas en filas y columnas señalizadas por números y letras para su mejor localización.
En el área de contenido podemos trabajar con varias hojas de cálculo dentro del mismo archivo. Si te fijas bien en la parte inferior derecha hay un botón con el signo de más, haciendo clic en él irás agregando hojas a tu documento.
Las hojas
de cálculo se utilizan para realizar documentos como facturas, tablas de datos,
hojas de gestión de stocks en almacenes, etc. Insertar datos en estas hojas es
muy sencillo, basta con seleccionar la celda que necesites y escribir lo que
quieras.
En las hojas de cálculo podemos insertar elementos como gráficos, formularios o funciones y trabajar con fórmulas asignadas a celdas para obtener los resultados de esas operaciones. Así podemos realizar operaciones como sumar, restar, multiplicar, dividir, seno, coseno, etc. Si lo ves difícil, no te preocupes, Google docs te ofrece multitud de funciones preestablecidas, lógicas, matemáticas, estadísticas,… para insertarlas en cualquier celda. No tendrás que escribirlas a mano.
Haciendo clic en el menú insertar seleccionamos función, y del desplegable seleccionamos a su vez la opción más. Nos aparecerá una nueva ventana con todas las funciones disponibles. Elige la que necesites y la fórmula quedará incluida en la celda que hayas seleccionado previamente.
Quizá las hojas de cálculo te resulten más complicadas por la parte de funciones matemáticas, pero suelen ser útiles para hacer listas de todo tipo que pueden venirte bien para tu vida diaria.
Guardamos el archivo y salimos cerrando la ventana.
En las hojas de cálculo podemos insertar elementos como gráficos, formularios o funciones y trabajar con fórmulas asignadas a celdas para obtener los resultados de esas operaciones. Así podemos realizar operaciones como sumar, restar, multiplicar, dividir, seno, coseno, etc. Si lo ves difícil, no te preocupes, Google docs te ofrece multitud de funciones preestablecidas, lógicas, matemáticas, estadísticas,… para insertarlas en cualquier celda. No tendrás que escribirlas a mano.
Haciendo clic en el menú insertar seleccionamos función, y del desplegable seleccionamos a su vez la opción más. Nos aparecerá una nueva ventana con todas las funciones disponibles. Elige la que necesites y la fórmula quedará incluida en la celda que hayas seleccionado previamente.
Quizá las hojas de cálculo te resulten más complicadas por la parte de funciones matemáticas, pero suelen ser útiles para hacer listas de todo tipo que pueden venirte bien para tu vida diaria.
Guardamos el archivo y salimos cerrando la ventana.
Formularios y dibujos
Con google
docs también se pueden crear formularios en los que puedes insertar campos
destinados a preguntas y campos para las respuestas. Para crear uno nuevo
hacemos clic en crear nuevo y seleccionamos formulario. También podemos crearlo
desde una hoja de cálculo. Nos aparece una ventana para la configuración de
nuestro formulario, es decir, para establecer todos los campos que tendrá.
Podemos añadir campos haciendo clic en añadir elemento y seleccionando cualquier opción de las mostradas. Los elementos irán apareciendo debajo. Al mismo tiempo podemos editar cada uno de ellos si hacemos clic en el icono de edición de la derecha
Pueden ser preguntas con campos de texto abiertos, donde poder escribir la respuesta, o por el contrario puedes diseñar un formulario tipo test. Los campos que puedes añadir son variados, explóralos.
Una vez terminado el formulario, lo guardamos y podemos incrustarlo en nuestra página web. Sólo tienes que hacer clic en más acciones y en insertar; copias la URL que te muestran y la pegas en tu sitio web o blog.
Podemos añadir campos haciendo clic en añadir elemento y seleccionando cualquier opción de las mostradas. Los elementos irán apareciendo debajo. Al mismo tiempo podemos editar cada uno de ellos si hacemos clic en el icono de edición de la derecha
Pueden ser preguntas con campos de texto abiertos, donde poder escribir la respuesta, o por el contrario puedes diseñar un formulario tipo test. Los campos que puedes añadir son variados, explóralos.
Una vez terminado el formulario, lo guardamos y podemos incrustarlo en nuestra página web. Sólo tienes que hacer clic en más acciones y en insertar; copias la URL que te muestran y la pegas en tu sitio web o blog.
Integración
con Gmail
Google
Gmail y Google Docs están, obviamente, muy relacionados. Si recibimos en
nuestro correo en Gmail archivos adjuntos como documentos o presentaciones y
hacemos clic en Ver se nos mostrará en una ventana de Google Docs. Desde ella
podremos visualizar el documento, pero también podremos descargarlo,
imprimirlo, editarlo online o guardarlo en Google docs. Algo muy interesante
para tener ordenados los ficheros que recibimos.
Podemos integrar Google Docs parcialmente con Gmail. Si hacemos clic en Configuración y de nuevo clic en Labs accederemos a un listado de servicios adicionales y gadgets que podemos activar. Revisa la lista y encontrarás gadgets de google docs como éste. Si haces clic en Habilitar, cuando recargues la aplicación, en la columna izquierda aparecerá un espacio para Google Docs desde donde puedes buscar, acceder y crear documentos. Una gran forma de tenerlo todo más a mano, ¿verdad?
Podemos integrar Google Docs parcialmente con Gmail. Si hacemos clic en Configuración y de nuevo clic en Labs accederemos a un listado de servicios adicionales y gadgets que podemos activar. Revisa la lista y encontrarás gadgets de google docs como éste. Si haces clic en Habilitar, cuando recargues la aplicación, en la columna izquierda aparecerá un espacio para Google Docs desde donde puedes buscar, acceder y crear documentos. Una gran forma de tenerlo todo más a mano, ¿verdad?
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